Придбати систему
Корпорація МЕРЕЖА

Розрахунок відпускних: покроковий алгоритм бухгалтеру на замітку Версія для друку

05 .05 .2014 р.

Пропонуємо Вашій увазі матеріал із електронного аналітичного щотижневика «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» (№17-18).

 З питань використання або підключення видань

 «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» і «ЮРИСТ & ЗАКОН»

 звертайтесь за тел.: (032) 240-30-34.

 

Право кожного працівника на відпустку передбачене ст. 45 Конституції України. Напередодні відпускного сезону нагадаємо працедавцям і їх бухгалтерам основні нюанси розрахунку відпускних. Адже для правильного їх розрахунку важливо знати не лише, на яку кількість днів відпустки може претендувати той або інший працівник. Не менш важливим є правильне визначення розрахункового періоду і заробітної плати за такий період для визначення суми відпускних.

 

Умовна формула для розрахунку відпускних

 

Механізм розрахунку відпускних прописаний в Порядку № 100. Такий механізм буде однаковим для усіх відпусток, які розраховуються в календарних днях, тобто для щорічних відпусток, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, творчих відпусток, додаткових відпусток працівників, що мають дітей, або компенсацій за невикористані відпустки.

 

Так, згідно п.7 Порядку № 100 нарахування виплат за час відпусток робиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року або меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством). Отриманий результат множиться на число календарних днів відпустки.

Умовно представимо механізм розрахунку відпускних у вигляді формули:

В =  (ЗП : (К - С - Н)) х (Квідп)

де:

В - сума відпускних;

ЗП - сума виплат за розрахунковий період;

К - кількість календарних днів в розрахунковому періоді;

С - кількість святкових і неробочих днів згідно ст. 73 КЗпП України, в розрахунковому періоді;

Н - кількість календарних днів, впродовж яких відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин працівник не працював і за ним не зберігалася зарплата або зберігалася частково в розрахунковому періоді (наприклад, відпустка без збереження заробітної плати);

Квідп - кількість календарних днів відпустки.

 

Розрахунковий період для визначення суми середньої зарплати для оплати відпустки

 

Згідно п. 2 Порядку № 100 розрахунок середньої зарплати для оплати часу щорічної відпустки здійснюється виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, передуючих місяцю надання відпустки. При цьому слід врахувати, що в розрахунок беруться цілі місяці, передуючі місяцю надання відпустки (з першого по перше число)  (абз. 2 п. 2 Порядку № 100).

 

Приклад 1. Працівник працює на підприємстві з 12 вересня 2012 року. З 05 травня 2014 року йде в щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні.

Розрахунковим періодом для визначення суми середньої зарплати для оплати відпускних буде період травень 2013 року - квітень 2014 року.

 

Як бачимо, 12 календарних місяців - це стандартний розрахунковий період для визначення суми відпускних у разі, якщо працівник пропрацював на підприємстві більше 12 місяців. На практиці зустрічаються ситуації, коли працівник пропрацював менше року і йде в щорічну відпустку. У такому разі середня зарплата розраховується виходячи з виплат за фактичний час роботи (з першого числа місяця після оформлення на працю до першого числа місяця, в якому надається відпустка)  (абз. 2 п. 2 Порядку № 100).

 

Приклад 2. Працівник працює на підприємстві з 20 листопада 2013 року. З 12 травня 2014 року йде в щорічну відпустку тривалістю 10 календарних днів.

Оскільки працівник пропрацював на підприємстві менше 12 календарних місяців, розрахунковим періодом для визначення суми середньої зарплати для оплати відпускних буде фактичний час роботи (з 01 по 01 число), передування місяцю надання відпустки : грудень 2013 року - квітень 2014 року.

 

Також зустрічаються ситуації, коли працівник прийнятий на роботу і в наступному місяці йде у відпустку. При цьому для розрахункового періоду немає повністю відпрацьованого календарного місяця з 01 по 01 число (наприклад, працівник прийнятий на роботу 10 квітня 2014 року, а з 05 травня 2014 року йде у відпустку). В цьому випадку згідно п. 4 Порядку № 100 відпускні розраховуються виходячи з посадового окладу (тарифної ставки), встановленого трудовим договором (див. лист Мінпраці від 22.12.2005 р. № 717/018/84-05).

 

Наступним кроком при визначенні розрахункового періоду є віднімання від нього святкових і неробочих днів згідно ст. 73 КЗпП України, а також днів, невідпрацьованих працівником з поважних причин і коли за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.

 

Згідно ст. 73 КЗпП України встановлено 10 святкових і неробочих днів:

1 січня - Новий рік;

7 січня - Різдво Христове;

8 березня - Міжнародний жіночий день;

1 і 2 травня - День міжнародної солідарності трудящих;

9 травня - День Перемоги;

28 червня - День Конституції України;

24 серпня - День незалежності України;

один день (неділя) - Пасха;

один день (неділя) - Трійця.

 

Приклад 3. Працівник працює на підприємстві з 14 жовтня 2013 року. З 12 травня 2014 року йому надана частина щорічної відпустки тривалістю 10 календарних днів.

Оскільки працівник пропрацював на підприємстві менше 12 місяців, визначимося з кількістю календарних днів в розрахунковому періоді (розрахунковим періодом в даному випадку є листопад 2013 року - квітень 2014 року).

 

Розрахуємо загальну кількість календарних днів в розрахунковому періоді: 30 (листопад)  + 31 (грудень)  + 31 (січень)  + 28 (лютий)  + 31 (березень)  + 30 (квітень)  = 181 (к. дн.) Кількість святкових і неробочих днів в розрахунковому періоді - 4 (1 і 7 січня, 8 березня і 20 квітня). Таким чином, в розрахунковому періоді буде 177 к. дн. (181 - 4).

Що стосується днів, невідпрацьованих працівником з поважних причин і коли за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, такі дні не включаються в розрахунковий період (абз. 6 п. 2 Порядку № 100).

 

До поважних причин відносять наступні (див. лист Мінпраці від 20.12.2007 р. № 929/13/84-07, від 07.08.2009 р. № 472/13/84-09, від 25.05.2009 р. № 294/13/84-09):

 

  1. Час простою не з вини працівника, який оплачувався згідно ст. 113 КЗпП України в розмірі не нижче 2/3 встановлених працівникові тарифних ставки (окладу).
  2. Час, впродовж якого працівник знаходився у відпустці без збереження заробітної плати, який надавався працівникові в обов'язковому порядку згідно ст. 25 Закону про відпустки або за погодженням сторін згідно ст. 26 Закону про відпустки. При цьому з розрахункового періоду виключають тільки дні відпустки без збереження зарплати, які були надані тривалістю, встановленою Законом про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12).

 

Важливо!

Якщо в періоді, коли працівник знаходився у відпустці без збереження зарплати, йому були здійснені виплати по зарплаті (премії), то в цьому випадку і суми, і календарні дні місяця, в якому вони здійснюються, включаються при розрахунку середньої зарплати.

 

3. Час, коли працівник з незалежних від нього причин працював в режимі неповного робочого тижня (наказом по підприємству працівники відділу, цехи і т. п. були перекладені на роботу на умовах неповного робочого тижня у зв'язку з неможливістю забезпечення їх роботою впродовж нормальної тривалості робочого тижня)  (ст. 32 КЗпП України). При цьому вихідні дні з розрахункового періоду не виключаються, оскільки відпустки надаються в календарних днях і оплачуються календарні дні відпустки.

 

Важливо!

Якщо працівник на неповний робочий тиждень перейшов за власним бажанням згідно ст. 56 КЗпП України  (за сімейними обставинами) або працює за сумісництвом, нарахування середньої зарплати для оплати часу відпустки здійснюється на загальних підставах згідно п. 7 Порядку № 100.

 

4. Час перебування працівника у відпустці по догляду за дитиною до досягнення їм трирічного (шестирічного) віку.

 

Важливо!

Період перебування робітниці у відпустці у зв'язку з вагітністю і пологами включається в розрахунковий період (див. лист Мінпраці від 17.06.2011 р. № 9/242пд).

 

Приклад 4. Робітниця вийшла з відпустки по догляду за дитиною до трьох років 13 січня 2014 року. З 05 травня 2014 року їй надана частина щорічної основної відпустки.
Розрахунковим періодом для визначення суми середнього заробітку для оплати відпускних являється травень 2013 року - квітень 2014 року. У розрахунковому періоді у робітниці були невідпрацьовані дні з поважної причини з 01 травня 2013 року по 12 січня 2014 року включно (перебування у відпустці по догляду за дитиною до трьох років), які віднімаються із загальної кількості календарних днів розрахункового періоду. Крім того, на період з 13 січня 2014 року по 30 квітня 2014 року доводиться 1 святковий і 1 неробочий день, встановлені ст. 73 КЗпП України. Таким чином, в розрахунковому періоді буде наступна кількість календарних днів :
365 - 31 - 30 - 31 - 31 - 30 - 31 - 30 - 31 - 12 - 2 = 106 к. дн.
 
Приклад 5. Працівник працює на підприємстві з 13 листопада 2012 року в режимі п'ятиденного робочого тижня. З 16 по 30 вересня 2013 року працівник знаходився у відпустці без збереження заробітної плати за угодою сторін. У зв'язку із скороченням виробництва з 01 жовтня по 31 грудня 2013 року наказом керівника працівник перекладений на роботу в режимі неповного робочого тижня (три дні в тиждень - понеділок, вівторок, середа). З 01 січня 2014 року працівник працює в режимі повного робочого тижня. З 05 травня 2014 року йому надана щорічна відпустка.
Кількість календарних днів в розрахунковому періоді (травень 2013 року - квітень 2014 року) складатиме:

365 - 10 - 15 - 26 = 314 (к дн.),

де 10 - святкові і неробочі дні, встановлені ст. 73 КЗпП України,

15 - кількість календарних днів без збереження заробітної плати

26 - кількість календарних днів, які працівник не працював при скороченому режимі роботи.

 

Сума виплат в розрахунковому періоді

 

Для безпомилкового визначення показника середньої зарплати за розрахунковий період для виплати відпускних необхідно розібратися з усіма тонкощами включення або не включення тих або інших виплат в розрахунок середньої зарплати.
 
Пунктом 3 Порядку № 100 встановлений перелік виплат, які включаються в середню зарплату. Виплати, які не беруть участь в розрахунку сумарного заробітку за розрахунковий період, приведені в п. 4 Порядку № 100. З усіма видами виплат можна ознайомитися в довіднику "Виплати, які враховуються (не враховуються) при розрахунку середньої заробітної плати для оплати виплат, передбачених Порядком № 100".
 
Усі виплати беруть участь в розрахунку середньої зарплати у розмірі нарахування, тобто без виключення з них сум утриманих ПДФО, ЄСВ, аліментів і ін. (за винятком тільки суми відрахувань із зарплати засуджених до виправних робіт без позбавлення волі).

 

Важливо!

Усі виплати включаються в період того місяця, за який вони нараховані, за винятком премій. Премії включаються в заробіток того місяця, на який вони доводяться згідно розрахункової відомості на заробітну плату (див. лист Мінпраці від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11).

 

Визначення кількості календарних днів відпустки

 

Тривалість відпустки розраховується в календарних днях. Кількість днів відпустки працівником вказується в заяві на відпустку, яку підписує керівник підприємства.

 

На замітку

Нагадаємо, що згідно ст. 6 Закону про відпустки щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік (з дня укладення трудового договору). При цьому згідно ст. 12 Закону про відпустки на прохання працівника щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якій тривалості за умови, що одна з них складатиме не менше 14 календарних днів.

 

Якщо на період відпустки доводиться святковий або неробочий день, встановлені ст. 73 КЗпП України, то відпустка подовжується на кількість таких днів. Але цей день (дні) не оплачується. Вихідні дні, встановлені на підприємстві (у більшості випадків - субота і неділя), враховуються в тривалість відпустки так само, як і робочі дні.
 
Приклад 6. Працівник з 1 травня 2014 року йде в щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні.
Відпустка працівника триватиме з 01.05.2014 р. по 24.05.2014 р. На період відпустки доводяться три святкові дні згідно ст. 73 КЗпП України  (1, 2, 9 травня), які необхідно додати до офіційної відпустки. Таким чином, фактично відпустка працівника триватиме з 01.05.2014 р. по 27.05.2014 р.

 

 

автор: Наталія Каламайко,
експерт компанії "ЛІГА:ЗАКОН"

 

 

Правовий глосарій:

 

1. КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. 

2. Закон про відпустки - Закон України "Про відпустки" від 15.11.96 р. № 504/96-ВР. 

3. Порядок № 100 - Порядок числення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

 

Законодавтво, пов'язане із цією статтею, консультації
та коментарі податкових органів -
все це Ви знайдете у системах ЛІГА:ЗАКОН.